Terms of payments

Regulamin uiszczania Opłat za Udział w Konferencjach organizowanych przez Fundację Candela
(wersja z dnia 19 grudnia 2024 roku)
 
§ 1 Informacje wstępne

1. Niniejszy regulamin określa zasady i warunki płatności za udział w konferencjach organizowanych przez Fundację Candela.
2. Uczestnictwo w konferencjach organizowanych przez Fundację wymaga wypełnienia Formularza oraz uiszczenia odpowiedniej opłaty zgodnie z warunkami wskazanymi w niniejszym regulaminie.
3. Każdy uczestnik konferencji jest zobowiązany do zapoznania się i zaakceptowania niniejszego regulaminu przed wypełnieniem Formularza rejestracyjnego..

 
§ 2 Definicje
Terminy użyte w niniejszym Regulaminie mają znaczenie podane poniżej, o ile z jego treści nie wynika wyraźnie inaczej:

1. Adres Mailowy – adresy e-mail Organizatora: hello@candela.org.pl oraz events@candela.org.pl.
2. Konsument - oznacza osobę fizyczną, która jest Użytkownikiem i dokonuje z Organizatorem czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. 
3. Przedsiębiorca - oznacza osobę fizyczną niebędącą Konsumentem, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną, o których mowa w art. 43(1) Kodeksu -Cywilnego, która jest Użytkownikiem. 
4. Klient - oznacza Konsumenta i Przedsiębiorcę traktowanych łącznie
5. Organizator – Fundacja,
6. Opłata lub Opłata konferencyjna – należność, której uregulowanie na rzecz Fundacji jest warunkiem koniecznym wzięcia udziału w Wydarzeniu.
7. Fundacja lub Candela– Fundacja Candela, z siedzibą w Warszawie (03-822), przy ul. Grochowskiej 357/513, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS: 0000885495, posiadającą numery NIP: 1133028363, REGON: 388293056, DUNS: 679296691 oraz NCAGE: 9AHKH,
8. Regulamin – niniejszy Regulamin,
9. Regulamin Wydarzenia – regulamin uczestnictwa w Wydarzeniu, opublikowany na Stronie Wydarzenia.
10. Kodeks postępowania – to zbiór zasad, norm i wytycznych, które określają, jakie zachowania są akceptowalne, a jakie nie podczas wydarzeń organizowanych przez Fundację. Treść kodeksu postępowania opublikowana jest na Stronie Wydarzenia. 
11. Formularz– komputerowy system rejestracji na Wydarzenie, udostępniony przez Organizatora na stronie internetowej dostępnej pod adresem participate.oecs19.pl.
12. Strona Organizatora – strona internetowa Fundacji, dostępna pod adresem candela.org.pl
13. Strona Wydarzenia – strona internetowa związana z danym Wydarzeniem, dostępna pod adresem oecs19.pl
14. Użytkownik – osoba korzystająca z Formularza w celu zarejestrowania udziału w Wydarzeniu,
15. Wydarzenie – – konferencja naukowa XIX International Conference on Optics of Excitons in Confined Systems, organizowana przez Fundację, która odbędzie się w Warszawie w dniach 14-18 lipca 2025 roku.
16. Współorganizator lub Współorganizatorzy – osoba prawna lub osoby prawne, zaangażowane w organizację Wydarzenia. Lista współorganizatorów opublikowana jest na stronie Wydarzenia.
17. Zarząd Fundacji – organ uprawniony do reprezentowania Fundacji,

 
§ 3 Proces rejestracji oraz Formularz

1. Formularz skierowany jest do Użytkowników, będących Konsumentami lub Przedsiębiorcami, którzy chcą dokonać rejestracji na konferencję organizowaną.
2. Przed wypełnieniem Formularza, Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem oraz wszelkimi dodatkowymi informacjami zamieszczonymi przez Organizatora na Stronie Wydarzenia.
3. Korzystanie z Formularza wymaga spełnienia poniższych warunków technicznych:
   1. posiadania połączenia z siecią Internet (przewodowego lub bezprzewodowego),
   2. przeglądarki internetowej umożliwiającej dostęp do zawartości Formularza, przy czym zalecane jest używanie najnowszej wersji przeglądarki,
   3. włączenie w przeglądarce internetowej plików Cookies.
4. Użytkownik dokonuje pre-rejestracji na Wydarzenie, wypełniając Formularz.
5. Potwierdzeniem wypełnienia Formularza, jest potwierdzenie wysłane na adres email Użytkownika podany w Formularzu. Potwierdzenie zawiera unikalny numer umożliwiający identyfikację Użytkownika.
6. Wypełniając Formularz Użytkownik dokonuje wyboru rozliczania się z Fundacją jako Konsument lub Przedsiębiorca.
7. Po wypełnieniu Formularza, Użytkownik otrzymuje potwierdzenie informacji o należnej Opłacie.
8. Użytkownik dokonuje płatności zgodnie z wybranym sposobem płatności.
9. Potwierdzeniem zarejestrowania się na Wydarzenie, jest otrzymanie faktury potwierdzającej uiszczenie Opłaty.
10. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za błędne wpisanie przez Użytkownika danych do Formularza lub za zmianę danych w Formularzu przez Użytkownika, w szczególności danych adresowych. 
11. W przypadku, gdy Użytkownik zauważy błąd w podanych przez siebie danych po potwierdzeniu zamówienia, powinien niezwłocznie skontaktować się z Fundacją.
12. Uiszczenie Opłaty, potwierdzone otrzymaną fakturą,  uprawnia do wejścia na Wydarzenie przez cały czas jego trwania tj. zgodnie z informacjami zamieszczonymi na Stronie internetowej Wydarzenia.
13. Zakazane jest używanie botów lub innych zautomatyzowanych narzędzi teleinformatycznych umożliwiających rejestrację na Wydarzenie bez udziału Użytkownika. Fundacja zastrzega sobie prawo do anulowania rejestracji zrealizowanych z użyciem niedozwolonych narzędzi.

 
§ 4 Opłata

1. Informacja o wysokości Opłat dostępna jest na Stronie Wydarzenia oraz w Formularzu.

1. Ceny podane w Formularzu są podane w polskich złotych i są cenami brutto (uwzględniają podatek VAT).
2. Fundacja zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłat w zależności od terminu rejestracji, rodzaju uczestnictwa (np. uczestnik indywidualny, członek instytucji, studenci) oraz dostępnych rabatów lub promocji.
3. Opłata za udział w konferencji obejmuje wszelkie świadczenia opisane w ofercie danego Wydarzenia – opisane na Stronie Wydarzenia.

 
§ 5 Sposoby i terminy płatności

1. Opłaty za uczestnictwo w konferencjach należy dokonywać wyłącznie za pomocą wskazanych przez Fundację metod płatności, takich jak:
   1. przelew bankowy na numer rachunku wskazany przez Fundację,
   2. płatność online (w tym płatność kartą płatniczą: Visa, Visa Electron, Mastercard, MasterCard Electronic, Maestro) za pośrednictwem systemów płatności PayNow, PayPal oraz tPay.
2. W przypadku wyboru płatności przelewem, z zastrzeżeniem zapisów ust. 3, termin płatności to 14 dni od dnia wypełnienia Formularza.
3. W przypadku wyboru płatności przelewem i poproszenia o wystawienie pro formy, termin płatności jest określony na proformie. Proforma wysyłana jest w formie pliku PDF na adres email podany w Formularzu.
4. W przypadku płatności przelewem, wszelkie dodatkowe opłaty związane z realizacją przelewu, w tym prowizje bankowe i opłaty za transakcje międzynarodowe, pokrywa nadawca przelewu. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za dodatkowe koszty naliczane przez instytucje finansowe uczestnika.
5. W przypadku braku opłaty w wyznaczonym terminie podanym na proformie, opłata za udział w konferencji zostanie naliczona ponownie zgodnie z obowiązującym w danym momencie cennikiem i może różnić się od opłaty pierwotnej.
6. W przypadku wyboru płatności online termin płatności to 14 dni od dnia wypełnienia Formularza.
7. W przypadku wyboru płatności online, brak uiszczenia opłaty w wyznaczonym terminie skutkuje automatycznym anulowaniem zgłoszenia i rezerwacji miejsca na konferencję.
8. Uczestnik, który nie dokona płatności w terminie, może ponownie zarejestrować się na konferencję, o ile są dostępne miejsca.

 
§ 6 Zwroty, rezygnacje 

1. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w konferencji, zwrot opłaty jest możliwy wyłącznie na poniższych warunkach:
   1. do 60 dni przed terminem konferencji – zwrot w wysokości 100% uiszczonej opłaty,
   2. do 30 dni przed terminem konferencji – zwrot w wysokości 50% uiszczonej opłaty,
   3. poniżej 30 dni przed terminem konferencji – opłata nie podlega zwrotowi.
2. Warunkiem koniecznym uzyskaniu zwrotu, jest przesłanie na Adres Mailowy, w terminie określonym w ust. 1, poprawnie wypełnionej Deklaracji Zwrotu, której wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 
3. Zwrot środków nastąpi w ciągu 14 dni roboczych od dnia otrzymania przez Fundację prawidłowo wypełnionej Deklaracji Zwrotu. 

 
§ 7 Odwołanie, zmiana terminu lub miejsca Wydarzenia
 

1. W przypadku odwołania Wydarzenia albozmiany termin Wydarzenia lub zmiany miejsca organizacji Wydarzenia przez Fundację opłata konferencyjna zostanie zwrócona uczestnikom w pełnej wysokości. 
2. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za inne koszty poniesione przez uczestników (np. koszty transportu, zakwaterowania) i w przypadku zdarzeń opisanych w ustępie 1, nie jest podmiotem, u którego można ubiegać się o ich zwrot.

 
§ 8 Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje Klientów wobec Fundacji powinny być zgłaszane za pośrednictwem wiadomości email wysłanej na Adres Mailowy i powinny zawierać: imię i nazwisko zgłaszającego reklamację, adres do korespondencji, adres email, numer telefonu, przedmiot reklamacji, datę wydarzenia, wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.
2. Klient może zgłaszać nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Wydarzenia.
3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane.
4. Fundacja rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty złożenia reklamacji i przekazuje swoje stanowisko podmiotowi składającemu reklamację poprzez wysłanie wiadomości email na adres z którego została zgłoszona reklamacja.
5. Klient ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. W tym celu może złożyć skargę za pośrednictwem unijnej platformy internetowej ODR dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr/.

 
§ 9 Postanowienia dotyczące Konsumentów

1. Postanowienie paragrafu nr. 9, dotyczą jedynie Konsumentów.
2. Użytkownik będący Konsumentem, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, ma prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość bez podania przyczyny w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia jej zawarcia, jeśli konferencja nie odbyła się w tym czasie. Aby skorzystać z prawa odstąpienia od umowy, uczestnik musi przesłać Deklarację Zwrotu (której wzór stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu) na adres e-mail wskazany przez Fundację.
3. Szczegółowe informacje dotyczące możliwości skorzystania przez Konsumenta z  pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasady dostępu do tych procedur dostępne są w siedzibach oraz na stronach internetowych powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów, organizacji społecznych, do których zadań statutowych należy ochrona konsumentów, Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz pod następującymi adresami internetowymi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: http://www.uokik.gov.pl/spory_konsumenckie.php; http://www.uokik.gov.pl/sprawy_indywidualne.php oraz http://www.uokik.gov.pl/wazne_adresy.php.
4. Konsument posiada następujące przykładowe możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń:
   1. Konsument uprawniony jest do zwrócenia się do stałego polubownego sądu konsumenckiego, o którym mowa w art. 37 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 148 z późn. zm.), z wnioskiem o rozstrzygnięcie sporu wynikłego z Umowy zawartej ze Fundacją. 
   2. Konsument uprawniony jest do zwrócenia się do wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej, zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 148 z późn. zm.), z wnioskiem o wszczęcie postępowania mediacyjnego w sprawie polubownego zakończenia sporu między Konsumentem a Fundacją. 
   3. Konsument może uzyskać bezpłatną pomoc w sprawie rozstrzygnięcia sporu między nim a Fundacją, korzystając także z bezpłatnej pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów lub organizacji społecznej, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów (m.in. Federacja Konsumentów, Stowarzyszenie Konsumentów Polskich).

 
 
§ 10 Faktury

1. Fundacja wystawia każdemu Uczestnikowi fakturę VAT potwierdzającą uiszczenie Opłaty.
2. Formularz, zawiera pola umożliwiające zbieranie informacji niezbędnych do wystawienia faktury. 
3. Faktura zostanie wystawiona i przesłana na adres e-mail wskazany w Formularzu najpóźniej w terminie 14 dni od dokonania płatności.
4. Użytkownik, rejestrując się na Wydarzenie i Regulamin, wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej (plik PDF) przesyłanych na adres e-mail podany w Formularzu. Zgoda ta jest zgodna z art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 931 z późn. zm.).

 
§ 11 Prawa i obowiązki Klientów: 

1. Klient zobowiązany jest:
   1. korzystać z Serwisu zgodnie z przepisami prawa, postanowieniami Regulaminu oraz dobrymi obyczajami.
   2. podać prawdziwe dane osobowe i dane dotyczące płatności.
   3. zapoznać się z regulaminem Wydarzenia, na które się rejestruje.
   4. nie wykorzystywać Formularza w celu dokonania nieprawdziwych lub fałszywych rejestracji, ani jakichkolwiek innych czynów niedozwolonych. 
2. Fundacja ma prawo odmówić rejestracji w przypadku, gdy Klient narusza postanowienia Regulaminu. 
3. Fundacja zastrzega, że o działaniach niezgodnych z prawem (np. hacking, oszustwo) poinformuje odpowiednie organy, oraz zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania na drodze cywilnej.
4. Usługi samodzielnie zamówione przez Klienta u podmiotów trzecich w związku z Wydarzeniem, na które Klient zarejestrował się, w tym usługi turystyczne, hotelarskie i usługi w zakresie zakwaterowania są organizowane na własne ryzyko Klienta. Organizator nie będzie ponosić odpowiedzialności wobec Klienta za brak możliwości skorzystania z tych usług.

 
 
§ 12 Postanowienia końcowe

1. Fundacja zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany obowiązują od momentu opublikowania ich na Stronie Wydarzenia.
2. Wszelkie terminy wyrażone w dniach, o których mowa w Regulaminie, należy rozumieć jako dni kalendarzowe, o ile nie wskazano inaczej.
3. W odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z płatnością za udział w Wydarzeniu zastosowanie ma Regulamin obowiązujący w dniu wypełnienia Formularzu Rejestracyjnego.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne obowiązujące przepisy prawa polskiego.
5. W razie sporów z Użytkownikiem, sądem właściwym do ich rozpoznania jest sąd właściwy dla siedziby Fundacji.
6. Stwierdzenie przez właściwy sąd nieważności niektórych postanowień Regulaminu, pozostaje bez wpływu na jej pozostałe postanowienia, które w takim przypadku pozostają w mocy.
7. W zakresie interpretacji postanowień Regulaminu, decydujące jest zdanie Zarządu Fundacji.
8. W przypadku wybrania płatności poprzez PayNow, pomiotem świadczącym obsługę płatności online w zakresie płatności AutoPay S.A.

 
Załącznik nr 1 – Deklaracja Zwrotu
 
FORMULARZ ODSTĄPIENIA OD UMOWY / ZWROTU *
(formularz ten należy wypełnić i odesłać na adres e-mail Organizatora)



Data (DD-MM-YYYY)
………………………………………………………….…………………
Imię: ………………………………………………………….…………………
Nazwisko: ………………………………………………………….…………………
Niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy zakupu biletu* 
Niniejszym informuję o  chęci zwrotu biletu*:
Nazwa Wydarzenia: ………………………………………………………….…………………
Data zawarcia umowy: ………………………………………………………….…………………
Adres e-mail: ………………………………………………………….…………………
Numer i nazwa konta na które należy dokonać zwrotu: 
………………………………………………………….…………………
Nazwa właściciela konta na które należy dokonać zwrotu:
………………………………………………………….…………………
Podpis
………………………………………………………….…………………



* niepotrzebne skreślić