Regulamin uczestnictwa

Załącznik nr 2 do
Uchwały Zarządu Fundacji Candela

nr 7/2024

Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu organizowanym przez Fundację Candela

Wersja z dnia 6 stycznia 2025 roku

Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu organizowanym przez Fundację Candela oraz zobowiązania zarówno osób w nim uczestniczących, jak i jego organizatorów. Warunkiem koniecznym udziału w wydarzeniu organizowanym (lub współorganizowanym) przez Fundację Candela jest zapoznanie się i zaakceptowanie zapisów niniejszego Regulaminu oraz Kodeksu Postępowania.

§1 Definicje

Terminy użyte w niniejszym Regulaminie mają znaczenia podane poniżej, o ile z jego treści nie wynika wyraźnie inaczej:

1. Fundacja – Fundacja Candela, z siedzibą w Warszawie (03-822), przy ul. Grochowskiej 357/513, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS: 0000885495, posiadająca numery NIP: 1133028363, REGON: 388293056, DUNS: 679296691 oraz NCAGE: 9AHKH.
2. Organizator – Fundacja,
3. Wydarzenie – konferencja naukowa „International Conference on Optics of Excitons in Confined Systems”, organizowana przez Fundację, która odbędzie się w Centrum Konferencji Centrum Nauki Kopernik w dniach 14-18 lipca 2025 roku,
4. Koordynator – osoba fizyczna (jedna lub więcej) wyznaczona przez Organizatora odpowiadająca za nadzór nad przebiegiem Wydarzenia,
5. Regulamin – niniejszy Regulamin,
6. Strona Wydarzenia – strona internetowa związana z danym Wydarzeniem, dostępna pod adresem https://www.oecs19.pl/ 
7. Kodeks Postępowania – zbiór zasad, norm i wytycznych, które określają jakie zachowania są akceptowalne, a jakie nie podczas wydarzeń organizowanych przez Fundację. Treść kodeksu postępowania opublikowana jest na Stronie Wydarzenia.
8. Strona Organizatora – strona internetowa Fundacji, dostępna pod adresem candela.org.pl.
9. Obsługa – osoba fizyczna, wskazana przez Organizatora, odpowiedzialna za obsługę adminstracyjno-techniczno-logistyczną Wydarzenia.
10. Osoba Uczestnicząca – osoba biorąca udział w Wydarzeniu. Warunkiem koniecznym udziału w Wydarzeniu jest wcześniejsza rejestracja na Wydarzenie potwierdzone przez Organizatora.
11. Zarząd Fundacji – organ uprawniony do reprezentowania Fundacji.

§2. Kodeks postępowania i zasady współpracy

1. Osoby Uczestniczące zobowiązane są do przestrzegania zasad określonych w Kodeksie Postępowania, w tym do poszanowania innych Osób Uczestniczących, organizatorów i obsługi Wydarzenia.
2. Osoby Uczestniczące zobowiązane są do słuchania poleceń Obsługi wydarzenia oraz Koordynatora wyznaczonego przez Organizatora.
3. Naruszenie Kodeksu Postępowania lub Regulaminu skutkuje jedną z następujących konsekwencji:
   1. ostrzeżeniem
   2. usunięciem z Wydarzenia
   3. usunięciem z Wydarzenia i przyznaniem zakazu uczestnictwa w wydarzeniach organizowanych przez Organizatora przez okres następnych 5 lat.
4. Decyzję o rodzaju konsekwencji, o których mowa w ust. 3, podejmuje Koordynator.
5. Osoba Uczestnicząca informowana jest o decyzji podjętej przez Koordynatora poprzez wysłanie wiadomości na adres email podany podczas rejestracji na Wydarzenie. Osoba Uczestnicząca może zostać poinformowana o decyzji również ustnie.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do wyłączenia z udziału w Wydarzeniu Osób Uczestniczących, które naruszają jakiekolwiek postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
   1. podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
   2. podejmują działania zmierzające do lub wskazujące na próbę obejścia Regulaminu;
   3. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.

§3 Program

1. Organizator publikuje program Wydarzenia na Stronie Wydarzenia.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Wydarzenia przed rozpoczęciem oraz w dowolnym momencie trwania Wydarzenia.
3. Informacja o zmianie programu Wydarzenia, będzie publikowana na Stronie wydarzenia.

§4 Bezpieczeństwo

1. Z uwagi na bezpieczeństwo Osób Uczestniczących, Organizator oraz Koordynator mają prawo:
   1. odmówić́ wstępu Osobie Uczestniczącej w przypadkach uzasadnionych względami bezpieczeństwa;
   2. w przypadkach uzasadnionych względami bezpieczeństwa żądać, aby Osoba Uczestnicząca opuściła teren Wydarzenia i zastosować odpowiednie kroki oraz środki, aby żądanie to zostało wykonane. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których Osoba Uczestnicząca zakłóca porządek publiczny, zachowuje się̨ agresywnie lub niezgodnie z niniejszym Regulaminem lub Kodeksem Postępowania, bądź́ w jakikolwiek inny sposób powoduje zagrożenie bezpieczeństwa dla pozostałych Osób Uczestniczących w Wydarzeniu;
   3. odmówić́ wstępu na teren Wydarzenia Osobom Uczestniczącym, u których stwierdzono posiadanie broni lub innych przedmiotów mogących stanowić́ zagrożenie płynnego przebiegu Wydarzenia. 

§5 Spożywanie alkoholu i odpowiedzialność

1. Spożywanie alkoholu podczas Wydarzenia dozwolone jest wyłącznie w miejscach i czasie do tego wyznaczonych.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za incydenty lub szkody spowodowane przez Osoby Uczestniczące będące pod wpływem alkoholu. Pełna odpowiedzialność spoczywa na tych osobach.

§6 Wizerunek, nagrania wideo i audio

1. Osoby Uczestniczące wyrażają zgodę na rejestrację swojego wizerunku w formie zdjęć, nagrań wideo oraz audio w celach promocyjnych i dokumentacyjnych związanych z Wydarzeniem.
2. Rejestracja Wydarzenia w formie wideo oraz audio przez inne strony wymaga wcześniejszej zgody Organizatora.
3. Osobom Uczestniczącym przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec rejestracji ich wizerunku w przypadku indywidualnych zdjęć lub nagrań.
4. Organizator oświadcza, a Osoba Uczestnicząca ma świadomość, że przebieg Wydarzenia będzie rejestrowany w formie nagrania audiowizualnego oraz/lub zdjęć i wyraża zgodę by tak stworzone utwory będą wykorzystywane do celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa, itp.) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora, jak również samego Wydarzenia (komercyjne wykorzystanie).
5. Organizator informuje, że rejestracja utworów, o których mowa w powyżej będzie mieć miejsce na terenie całego obiektu, na którym odbywać się będzie Wydarzenie, chyba że Organizator w sposób wyraźny wyznaczy strefy wolne od nagrywania.
6. Osoba Uczestnicząca upoważnia Organizatora do wykorzystania swojego wizerunku oraz/lub głosu i wypowiedzi (jeżeli Uczestnik takowych udzieli w trakcie dyskusji prelekcyjnych oraz/lub do kamery) oraz rozpowszechniania ich jako elementów ww. utworów do celów wymienionych w ust. 1 powyżej, i niniejszym udziela niewyłącznej oraz nieodpłatnej zgody, bez ograniczeń czasowych oraz terytorialnych na ich wykorzystanie przez Organizatora, a także wszelkie upoważnione do tego przez Organizatora podmioty na różnych polach eksploatacji utworów, w szczególności:
   1. utrwalanie na jakimkolwiek nośniku audiowizualnym (na nośnikach wideo, taśmie światłoczułej, magnetycznej i dysku komputerowym, w sieci multimedialnej w tym w Internecie);
   2. zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką;
   3. publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie;
   4. wypożyczenie, najem, użyczenie nośników, na których utrwalono wizerunek, głos, wypowiedź;
   5. wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej;
   6. wykorzystanie na różnego rodzaju stronach internetowych (m.in. na stronie Organizatora).
7. Osoba Uczestnicząca zrzeka się:
   1. prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci materiałów w których wizerunek zostanie wykorzystany;
   2. wszelkich roszczeń, w tym również finansowych, względem Organizatora z tytułu wykorzystania swojego wizerunku na potrzeby określone w Regulaminie.

§7 Odpowiedzialność za treści prezentowane na wydarzeniu

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treści prezentowane podczas Wydarzenia przez Osoby Uczestniczące, prelegentów, czy jakiekolwiek inne osoby.
2. Wszelkie ewentualne roszczenia z tytułu naruszenia praw autorskich obciążają w pełni osoby prezentujące.
3. Organizator nie odpowiada za jakiekolwiek oświadczenia, zapewnienia i zobowiązania składane przez Osoby Uczestniczące, prelegentów, czy jakiekolwiek inne osoby występujące w trakcie Wydarzenia.

§8 Identyfikatory

1. Osoby Uczestniczące są zobowiązane do noszenia identyfikatorów wydanych im przez Organizatora przez cały czas trwania Wydarzenia.
2. Brak identyfikatora skutkuje odmową wejścia na teren Wydarzenia.

§9 Zakazy

1. Na terenie Wydarzenia obowiązuje całkowity zakaz:
   1. palenia tytoniu oraz e-papierosów;
   2. wnoszenia i spożywania substancji odurzających;
   3. wnoszenia wyrobów pirotechnicznych i broni palnej;
   4. wprowadzania zwierząt;
   5. używania wskaźników laserowych.

2. Zakaz wprowadzania zwierząt, o którym mowa w ust. 1. lit. C, nie dotyczy psów asystujących, o których mowa w art. 2 pkt 11 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Osoba wprowadzająca psa asystującego ponosi pełną odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez psa asystującego.

§10 Dostęp do internetu

1. Organizator może zapewniać dostęp do internetu lub sieci WiFi na terenie Wydarzenia. Ewentualne dane do logowania zostaną udostępnione Osobom Uczestniczącym.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z korzystania z udostępnionego internetu lub sieci WiFi, w tym zainfekowanie wirusami komputerowymi.

§11 Odpowiedzialność Organizatora

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Osób Uczestniczących, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.
2. Organizator nie udziela gwarancji w jakiejkolwiek postaci odnośnie do efektów udziału Osoby Uczestniczącej w Wydarzeniu.

§12 Odpowiedzialność Osoby Uczestniczącej

1. Wszelkie materiały przekazane lub udostępnione Osobie Uczestniczącej mogą być przez nią wykorzystywane wyłącznie w celach edukacyjnych i szkoleniowych związanych z Wydarzeniem. 
2. Osobie Uczestniczącej nie wolno powielać, zbywać ani przekazywać tych materiałów ani jakichkolwiek innych przedmiotów własności intelektualnej stanowiących własność Organizatora lub osób trzecich.

§13. Wyjątkowe sytuacje i zawieszenie regulaminu

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zawieszenia obowiązywania poszczególnych zapisów Regulaminu w wyjątkowych sytuacjach, takich jak:
   1. nagłe zmiany organizacyjne wynikające z przyczyn niezależnych od Organizatora takie jak np. kwestie bezpieczeństwa, zmiany w harmonogramie, nieprzewidziane sytuacje techniczne lub logistyczne;
   2. wprowadzenie nowych regulacji prawnych lub zaleceń, które mogą mieć wpływ na przebieg wydarzenia;
   3. inne nadzwyczajne okoliczności uzasadniające czasowe odstąpienie od wybranych zasad.
2. Wprowadzenie takiego zawieszenia nie zwalnia Osób Uczestniczących z przestrzegania pozostałych zasad Regulaminu oraz Kodeksu Postępowania.
3. Organizator dołoży wszelkich starań, aby ograniczenia wynikające z zawieszenia były proporcjonalne i miały jak najmniejszy wpływ na komfort Osób Uczestniczących.

§14 Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany formy Wydarzenia (np. na formę online) w sytuacji, gdy jej przeprowadzenie w formie stacjonarnej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności z powodu odgórnych ograniczeń, nakazów i zakazów.
2. Organizator udostępnia treść Regulaminu na Stronie Wydarzenia przed uruchomieniem rejestracji na Wydarzenie.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
4. Każdy nowy regulamin obowiązuje dla osób, które nie zarejestrowały się jeszcze na Wydarzenie lub zaakceptowały nowy regulamin.
5. W odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z udziałem Uczestnika w Wydarzeniu zastosowanie ma Regulamin obowiązujący podczas rejestracji na Wydarzenie.
6. W zakresie interpretacji postanowień Regulaminu decydująca jest zdanie Zarządu Fundacji.
7. W razie zmiany lub unieważnienia któregokolwiek z postanowień Regulaminu wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, pozostałe jego postanowienia pozostają w mocy.
8. Wszelkie spory z Organizatorem będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego stanowią inaczej.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego.